Een notariskantoor in Amersfoort heeft op maandagochtend tegelijk een makelaar aan de lijn, een stel dat een samenlevingscontract wil laten opstellen en een erfgenaam met vragen over een nalatenschap. De receptie kan maar één gesprek tegelijk voeren. Wie op de voicemail uitkomt, belt vaak gewoon het volgende kantoor. Daarom verdiepen steeds meer notarissen zich in AI-intake voor cliënten.
In dit artikel leest u wat een AI-intake wel en niet doet, welke gegevens u veilig kunt laten uitvragen en hoe u begint zonder uw werkwijze op de kop te zetten.
Wat is AI-intake voor cliënten in het notariaat?
AI-intake voor cliënten in het notariaat betekent dat een AI-telefoniste inkomende oproepen aanneemt, vaststelt waarvoor iemand belt, de basisgegevens voor een nieuw dossier uitvraagt en een intakegesprek of terugbelmoment inplant. Het juridische werk, de identificatie en het advies blijven volledig bij de notaris en de kandidaat-notarissen.
Het gaat dus om het eerste contact, het moment waarop een beller nog geen cliënt is. Een goede AI-telefoniste vraagt niet alles, maar precies genoeg om de aanvraag bij de juiste medewerker te krijgen. Ze is ook bereikbaar tijdens de lunch, bij drukte en na kantoortijd, juist wanneer mensen die overdag werken zelf de tijd nemen om te bellen.
Welke gegevens kan een AI-intake bij een notariskantoor uitvragen?
Een AI-intake bij een notariskantoor vraagt vooral praktische gegevens uit: het soort akte of zaak, naam en contactgegevens, betrokken partijen, en bij vastgoed de makelaar, geldverstrekker en gewenste passeerdatum. Gevoelige inhoud, zoals vermogen of familieverhoudingen, hoort thuis in het gesprek met de notaris of kandidaat-notaris.
Per rechtsgebied ziet dat er in de praktijk zo uit:
- Onroerend goed: adres van de woning, koper of verkoper, makelaar, hypotheekadviseur of bank en de beoogde datum van levering.
- Familierecht: om welke akte het gaat (testament, levenstestament, huwelijkse voorwaarden of samenlevingscontract), voor wie de akte is en wanneer de beller beschikbaar is voor een gesprek.
- Ondernemingsrecht: de naam van de onderneming, of het om een oprichting of statutenwijziging van een bv gaat en wie de contactpersoon is.
- Nalatenschappen: de naam van de contactpersoon en de reden van het gesprek. De rest bespreekt een medewerker persoonlijk, met de zorg die zo’n situatie vraagt.
De AI-telefoniste kan bellers ook praktische informatie geven, zoals openingstijden, de route naar het kantoor en de melding dat zij een geldig identiteitsbewijs meenemen naar de afspraak.
Hoe past AI-intake binnen AVG, geheimhouding en de Wwft?
AI-intake past binnen de AVG en de geheimhoudingsplicht als het kantoor een verwerkersovereenkomst sluit, alleen noodzakelijke gegevens laat uitvragen, gegevens bij voorkeur binnen de EU laat verwerken en duidelijke bewaartermijnen afspreekt. Het cliëntenonderzoek en de identificatie onder de Wwft kan een AI-telefoniste niet overnemen; dat blijft een taak van het kantoor zelf.
De notaris heeft op grond van de Wet op het notarisambt een wettelijke geheimhoudingsplicht. Dat betekent niet dat digitale hulpmiddelen verboden zijn, wel dat u bewust kiest wat u uitbesteedt. Laat de AI-telefoniste aan het begin van elk gesprek melden dat de beller met een digitale assistent spreekt. Leg de keuze vast in uw privacyverklaring en toets of de inrichting past bij de beroeps- en gedragsregels van de KNB. Zo houdt u de controle, ook als een cliënt of toezichthouder vragen stelt.
Wat levert AI-intake een notariskantoor op?
AI-intake levert een notariskantoor vooral rust en bereikbaarheid op: geen gemiste oproepen tijdens drukte, lunch of na kantoortijd, vollediger dossiers bij het eerste gesprek en minder heen-en-weer bellen. Door automatische herinneringen verschijnen cliënten vaker voorbereid, met de juiste documenten, op hun afspraak of passeermoment.
Dat merkt u vooral in drukke periodes, zoals rond het jaareinde, wanneer veel leveringen en oprichtingen tegelijk moeten passeren. Voor een groot kantoor in Den Haag of Rotterdam betekent het dat secretaresses zich op lopende dossiers kunnen richten. Voor een klein kantoor in Friesland of Zeeland, met één medewerker aan de telefoon, betekent het dat nieuwe aanvragen niet meer blijven liggen als die medewerker ziek of op vakantie is.
Hoe begint u met AI-intake in uw notariaat?
U begint met AI-intake in uw notariaat door één stroom te kiezen, bijvoorbeeld nieuwe aanvragen voor testamenten of overdrachten, en daarvoor vast te leggen welke vragen de AI stelt, wanneer zij doorverbindt en welke afspraaktypen zij mag plannen. Na een paar weken luistert u gesprekken terug en scherpt u het script aan.
Een praktische volgorde:
- Kies één stroom: begin met een veelvoorkomend, voorspelbaar type aanvraag.
- Bepaal de escalatieregels: een overlijden, een passering die vandaag vastloopt of een emotionele beller gaat altijd direct naar een medewerker.
- Koppel de agenda: laat de AI alleen plannen in tijdsblokken die u daarvoor vrijgeeft.
- Informeer bellers: vermeld op uw website en in het welkomstbericht dat u met een digitale assistent werkt.
- Evalueer en breid uit: werkt de eerste stroom goed, voeg dan het volgende rechtsgebied toe.
Veelgestelde vragen
Notarissen die AI-intake overwegen, stellen vaak dezelfde vragen over de reactie van cliënten, de grenzen van wat een AI-telefoniste mag doen en de koppeling met bestaande systemen. Hieronder vindt u korte, eerlijke antwoorden op drie vragen die bij vrijwel elk kantoor opkomen.
Vinden cliënten het vervelend om met een AI te praten?
Dat hangt vooral af van de inrichting. Meld aan het begin dat de beller een digitale assistent spreekt en bied altijd de mogelijkheid om een medewerker te spreken of teruggebeld te worden. Een beller die direct een afspraak heeft, hoeft in elk geval niet opnieuw te bellen.
Kan een AI-telefoniste juridisch advies geven?
Nee, en dat hoort ze ook niet te doen. Zij neemt de aanvraag op, geeft praktische informatie en plant een gesprek in. Inhoudelijke vragen over akten, erfrecht of fiscale gevolgen verwijst zij altijd door naar de notaris of kandidaat-notaris.
Werkt AI-intake met onze bestaande agenda en software?
Afspraken kunnen worden ingepland in een gekoppelde agenda. Welke koppelingen met uw dossiersysteem mogelijk zijn, verschilt per pakket, dus vraag dat vooraf na. Waar geen directe koppeling bestaat, kan de intake als overzichtelijke samenvatting naar het kantoor worden gestuurd.
Wilt u weten hoe Emma de telefonische intake voor uw notariskantoor kan opvangen? Plan een vrijblijvende kennismaking via aanloopai.nl en ontdek hoe u geen nieuwe cliënt meer mist.